Souvent chronophage, la gestion des notes de frais est une problématique mal optimisée, et plus encore la gestion des frais liés aux voyages d'affaires. Entre papier, crayon et tableau Excel, de nombreuses entreprises souhaitent faire évoluer leur mode de fonctionnement.



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Les notes de frais, génératrices d'erreurs et… de fraudes
Créé en 2012, Captio, leader sur le marché Espagnol avec plus de 400 clients, est une plateforme qui permet de gérer facilement les notes de frais liés aux voyages d'affaires dans un unique flux. CAPTIO intègre le processus de gestion des frais d'entreprise et améliore ainsi le contrôle et créée de nouvelles possibilités d'économie pour l'entreprise.

Afin de faire le point sur cette problématique cruciale pour la bonne gestion, et donc la pérennité des entreprises, Captio a réalisé, pour la 2ème année consécutive, une enquête sur près de 10 000 employés en déplacement (un échantillon de 1 879 669 frais de déplacements professionnels reportés à 130 entreprises qui correspond à 9 994 employés en déplacement.)

En résumé :
Le montant de la fraude interne dans les entreprises européennes s'évalue à 53 772,87€ en moyenne par an et par entreprise en 2016
Les TPE et les PME sont 2 fois plus touchées que les grandes entreprises.
Se faire rembourser des frais anciens est la fraude la plus répandue pour 33% des entreprises
77% des entreprises équipées d'outils pour combattre les mauvaises pratiques vérifient le respect de la politique de frais contre 91,5% en 2015.
Le coût de la fraude interne a diminué de 3,27% entre 2015 et 2016

La fraude interne sur les frais de déplacement est une des grandes préoccupations pour 77% des entreprises.
Solliciter le remboursement d'anciens frais est le cas le plus courant des pratiques frauduleuses des employés. 33% des entreprises européennes ont déclaré être victimes de ce type de fraude, suivie des cas de remboursements de frais doublés (26%), dépasser le montant maximal autorisé (13%) et des frais effectués le weekend (10%).

Des conséquences économiques importantes à supporter pour les entreprises européennes : 53 772,87 € en moyenne par an et par entreprise ce qui représente un coût de 699,47€ par employé, soit 3,27 % de moins qu'en 2015 (723,43 € par employé selon la dernière enquête Captio réalisée en 2015).
« Cette diminution du coût de la fraude interne au sein des entreprises s'explique notamment par la prise de conscience et la volonté des entreprises de mettre en place des solutions de gestion de contrôle efficace des frais de déplacements», affirme Joaquim Segura, CRO et co-fondateur de Captio.


Les conséquences de la fraude interne pour les entreprises sont multiples :
La réduction de la compétitivité,
Un changement dans les décisions stratégiques de la compagnie,
La dégradation du climat de travail,
Un préjudice porté à l'E-réputation de l'entreprise

A propos de l'enquête :
Captio a analysé les rapports des frais transmis par les employés de 130 entreprises en 2016 soit près d'1,9 millions de frais de déplacements professionnels correspondants à 9 994 employés. D'après l'enquête, 12% des frais analysés sont potentiellement frauduleux : 15% des frais des TPE & PME et 10% des frais des grandes entreprises.

« Nous avons souhaité réaliser cette enquête auprès de nos clients afin d'évaluer le montant de la fraude interne ainsi que les pertes pour les entreprises. Ce sont ces fameux coûts cachés, très souvent sous-estimés qui peuvent engendrer le succès ou l'échec d'un projet », affirme Joaquim Segura, CRO et co-fondateur de Captio.

Les différents types de fraude interne détectés dans les entreprises de toute l'Europe peuvent se regrouper en trois catégories :
la fraude par montant, les montants des frais ne respectent pas les politiques de frais établies,
la fraude par justificatif, les frais ne sont pas justifiés correctement,
la fraude par date, il existe un problème ou une erreur dans la chronologie des frais.

Les sociétés, conscientes du coût d'une gestion illégitime des frais de déplacements souhaitent combattre la fraude et adoptent très souvent différentes mesures pour détecter et réduire la fraude interne.

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