Les entreprises doivent conserver les fiches de paie de leurs salariés durant 5 ans et ces derniers doivent les garder à vie. Avec les solutions e-Paie et e-Services RH de Pitney Bowes Asterion intégrant l’archivage légal à valeur probante, les entreprises peuvent désormais dématérialiser plus simplement les bulletins de paie ou d’autres documents RH en toute sécurité.



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Paris le 14 Octobre 2009 – Pitney Bowes Asterion, numéro 1 français du Document Process Outsourcing et éditeur de près de 2 M de bulletins de paie par mois, présente une solution d’e-Paie couplée à un portail documentaire RH permettant aux salariés de retrouver tous leurs documents types bulletins de paie électronique, attestations, certificats, demandes de RTT et de congés, notes de frais ou autres document personnels dans un espace personnel sécurisé.

Dans la Loi du 12 mai 2009, le code du travail confirme la possibilité pour l'employeur de remettre à ses salariés leurs bulletins de paie sous format électronique. La remise électronique doit se faire de manière à garantir l'intégrité des données. L'accord préalable du salarié est requis : la dématérialisation n’est donc pas imposée au salarié déjà présent dans l'entreprise, mais peut être proposée à tout nouvel employé.
L'obligation, pour l’employeur, de conserver ces documents sous forme électronique ou papier pendant une durée d'au moins cinq ans n'est pas remise en cause. Il convient de rappeler que tout salarié doit, pour sa part, conserver ses bulletins de paie ad vitam.

Avec les solutions complètes d’e-Paie et e-Services RH, compatibles avec les autres solutions traditionnelles d’édition de bulletins de paie, Pitney Bowes Asterion permet à la fois à l'employeur de garantir la conservation des données, de réduire ses coûts de fonctionnement et d’empreinte écologique, et au salarié d’avoir à disposition toutes ses informations relatives aux Ressources Humaines.

DES SOLUTIONS QUI SIMPLIFIENT LA GESTION ADMINISTRATIVE

En France en 2009, on compte 22 millions de salariés actifs soit 200 millions de bulletins de paie édités dont un quart par l’Etat. 50% des entreprises confient leur paie à un Cabinet d’Expert Comptable et près de 50 millions de bulletins sont sous-traités à des prestataires de services tels que Pitney Bowes Asterion.
De plus en plus, les clients souhaitent soit externaliser le traitement de leur paie, soit utiliser une solution de paie qui les libéreraient de toute infrastructure informatique (matérielle et logicielle) de son paramétrage et de sa maintenance.

C’est pourquoi, Pitney Bowes Asterion met à disposition du salarié son bulletin de paie via un portail web comprenant un accès privé (identifiant et mot de passe) avec la possibilité de visualiser, télécharger et imprimer celui-ci. Une notification est adressée au salarié dès la mise à disposition de son bulletin et, de son côté, l’employeur est automatiquement alerté si le salarié ne s’est pas connecté durant le mois. Enfin, l’archivage du bulletin électronique est d’une durée de 5 ans pour l’entreprise avec l’option de notification de fin de période d’archivage si nécessaire. Différentes option d'archivages sont aussi disponibles pour le salarié.

LES RAISONS DE L’EFFICACITE DE L’EXTERNALISATION DES PROCESSUS RH

Côté salarié, les avantages sont nombreux comme la consultation simplifiée des documents, la possibilité de télécharger et conserver tous ses documents RH professionnels et personnels (paie, contrat de travail, feuille d'objectifs, EAC, notes de frais, demandes et accords de congés, RTT… qui s'accumulent au fil des ans. Il dispose ainsi d' un espace de communication avec le service RH.

Avec les solutions e-Paie et les e-Services RH de Pitney Bowes Asterion, le salarié dispose d’une arborescence claire qui facilite la recherche de ses documents, un forum d'échanges avec son service RH, un classeur "100 % personnel" dans lequel il peut y déposer ses documents importants et confidentiels, une "zone de transit temporaire" qui lui permet également de mettre à disposition de tiers (administration, banque…) une copie d'un document électronique, pour une période courte et avec un accès restreint. Enfin ces solutions respectent les standards de la profession pour garantir le transfert sécurisé vers d'autres solutions respectant ces standards.

Côté entreprise, les avantages sont indéniables, tout d’abord avec l’objectif «zéro papier inutile». La gestion des documents d’entreprise en électronique est une source importante d’économies et de fiabilité. En effet. l’archivage de documents électroniques coûte 5 fois moins cher que son équivalent papier et induit une réduction de près de 50 à 75% de frais postaux. La traçabilité des documents évite les pertes et la recherche parfois longue et compliquée des originaux papiers

C’est également l’occasion de structurer les échanges administratifs avec le salarié et d’optimiser les processus, d’économiser du temps qui peut enfin être consacré à des missions plus valorisantes et plus utiles à l'entreprise.
Accessible depuis le Web ou l’intranet de l’entreprise, le portail est l’interface de consultation des documents issus des outils RH (SIRH, SI paie…), il offre un archivage légal à valeur probante des documents et la consultation en ligne par type de document (tous les bulletins de paie du service IT par exemple), par salarié (tous les documents RH, classés par type et date, de tel ou tel salarié), les documents en cours d’élaboration (nécessitant une approbation de la hiérarchie avant diffusion), les documents communs (compte rendus CHSCT, bilan social, politique RH, protocole DIF) accessible également par les managers. La Direction des Ressources Humaines dispose également de statistiques de consultation (par type de documents, par type de salarié, par type de filiale…) et de rapports détaillés. « L’externalisation du traitement de la fonction RH apporte de considérables gains de temps et d’argent, ce qui n’est pas négligeable. Mais ce qui intéresse de plus en plus les entreprises c’est l’amélioration de leur processus RH et pouvoir consacrer cette liberté de temps à des projets importants qu'ils n'auraient pu mener autrement . C’est précisément ce à quoi répondent nos solutions. » confirme Jacky Petiz Responsable des Offres et partenariats de Pitney Bowes Asterion.

A propos de Pitney Bowes Asterion

Pitney Bowes Asterion offre à ses clients l’envergure industrielle du numéro 1 français sur le marché de Document Process Outsourcing (DPO). Spécialiste du Mailstream, Pitney Bowes Asterion aide les grandes entreprises et les administrations à optimiser la gestion et la maîtrise de l’ensemble de leurs courriers, documents physiques et numériques ainsi que des colis qui circulent entre elles et leurs partenaires. Issue de la fusion de PBMS et d’ASTERION SAS en janvier 2008, Pitney Bowes Asterion produit chaque année plus de 1,5 milliards de pages, 600 millions de plis et archive 5 milliards de documents. Elle exerce également une activité importante de Facilities Management dans la gestion de salles courrier, de parc d’impression ou de reprographie. Pitney Bowes Asterion emploie en France 750 collaborateurs répartis sur 9 sites de production et 19 sites clients. Le Groupe Pitney Bowes, qui réalise un chiffre d’affaires annuel de 6,3 milliards de dollars, aide les entreprises de toutes tailles à gérer avec efficacité leurs flux critiques de courrier et de documents, que ce soit sous forme physique, numérique ou hybride. www.pitneybowes.fr


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